La gestió de registres permet a les empreses conservar i maximitzar el valor de la informació, emmagatzemant-la correctament, protegint-lo i assegurant que estigui disponible i accessible en el futur. Un administrador de registres juga un paper important a l'hora de garantir que la informació com a actiu en una empresa sigui segura i ben gestionada. Els sol·licitants requereixen un màster universitari en biblioteques i administració d'arxius, o un camp proper. La feina també requereix un pensament crític, habilitats de resolució de problemes i una capacitat per controlar i coordinar de forma activa grans volums d'informació.
$config[code] not foundDisseny i implementació de sistemes de gestió de registres
Les empreses generen molta informació relacionada amb vendes, màrqueting, recursos humans i accions. Sense un sistema de gestió adequat, identificar, emmagatzemar, distribuir i distribuir els registres pot ser un repte difícil i tediós. Els gestors de registres supervisen el disseny i implementació de sistemes de gestió de registres d'impressió i electrònica, com ara l'emmagatzematge dels fitxers dels empleats en ordre alfabètic. Un administrador de registres també pot dissenyar un sistema de referència per ajudar els usuaris a accedir als registres i assegurar-se que els empleats guarden els registres d'impressió en un format electrònic o un altre sistema de còpia de seguretat abans d'eliminar-los.
Supervisió de la implementació de polítiques
Un gestor de registres defineix i classifica registres d'acord amb la seva accessibilitat i rellevància per als grups d'interès interns i externs. Per exemple, els accionistes poden tenir accés a l'informe financer anual d'una empresa, però no a les dades dels empleats. En una organització governamental, el gerent assegura que el públic només accedeix a informació que no comprometi la seguretat o les innovacions de l'Estat. Un administrador de registres també esbossa els procediments mitjançant els quals els empleats publiquen registres a parts externes, com auditors, agències federals i accionistes.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingFormació
Un administrador de registres dissenya i implementa programes de formació i sensibilització per il·lustrar els empleats sobre com gestionar registres d'acord amb les polítiques i directrius d'una empresa. Considera que els empleats comprenen polítiques de gestió de registres, com la confidencialitat, la precisió i l'autenticitat. L'incompliment de regles establertes resulta en conseqüències, que explica un administrador de registres als empleats del seu departament. També és responsabilitat dels nous empleats a través de l'orientació i definir l'abast dels seus llocs de treball en el departament de registres. El gestor de registres també identifica les necessitats de les habilitats dels empleats, com ara la capacitat d'implementar noves tecnologies en la gestió de registres electrònics i organitza solucions de formació que mantenen actualitzades les seves habilitats.
Registres de seguretat i emmagatzematge
Una altra responsabilitat important d'un administrador de registres és garantir la seguretat i l'accessibilitat dels registres. El gerent supervisa l'emmagatzematge segur dels registres mitjançant la implementació de sistemes de seguretat. Per exemple, pot pressupostar i implementar la instal·lació de càmeres per supervisar l'activitat en una biblioteca de registres. El gerent també pot garantir que els empleats específics tinguin contrasenyes en una base de dades per garantir que només els registres d'accés de personal autoritzat.
