El personal clerical té un paper fonamental en qualsevol empresa. Els membres del personal són els que realitzen els deures diaris d'una oficina típica, i sovint se'ls demana que realitzi una sèrie d'altres funcions per a l'empresa. Tanmateix, els deures i expectatives del personal clerical no sempre són clars per als sol·licitants, i han de ser ben definits per l'empresa abans de contractar-los.
Trucades de telèfon
Els membres del personal clerical s'encarreguen de respondre, dirigir i fer trucades telefòniques. Han de dur a terme aquestes trucades de forma professional i poder transferir trucades i trucades a la casella corresponent del correu de veu si la persona no està o està en una altra trucada. També han d'estar familiaritzats amb els rols de cada empleat perquè les trucades es puguin transferir correctament. També han d'estar familiaritzats amb les trucades necessàries per transferir, i quines trucades, com ara telemàrqueting, prenen una prioritat més baixa.
$config[code] not foundCorreu
El personal clerical s'encarrega del correu entrant i sortint. El correu entrant necessita ser ordenat i lliurat als destinataris previstos o obert pel personal clerical per determinar la naturalesa del correu, com ara una queixa del client, i enviar-la al lloc adequat. El correu sortint ha de ser organitzat, dirigit i estampat. A més, el personal clerical es coordinarà amb els serveis de transport marítim com Federal Express per al lliurament de paquets i recollida.
Vídeo del dia
Presentat per Sapling Presentat per SaplingControl de documents
La responsabilitat de gestionar documents interns també depèn en gran mesura del personal clerical. Els membres del personal clerical són els responsables de mecanitzar, fotocopiar, distribuir i arxivar o destruir tots els documents interns. Mantenen un sistema de fitxers en ordre alfabètic adequat i controlen els documents sensibles que han de ser destruïts després d'un cert temps. A més, qualsevol gran quantitat de fotocòpies es delegarà a un membre del personal.
Coordinació d'esdeveniments
Sovint s'espera que els membres del personal clerical coordinin els esdeveniments de la companyia. Es preparen perquè els aliments es lliurin en el moment correcte, i que es copiïn i estaran disponibles els exemplars. També ajudaran a dissenyar qualsevol presentació de PowerPoint o altres elements multimèdia que es puguin presentar, i assegureu-vos que la pròpia sala de conferències estigui en bon estat abans que comenci l'esdeveniment.
Ordre de subministrament i Petty Cash
Els membres del personal clerical són sovint els encarregats d'ordenar els subministraments d'oficina, segons sigui necessari, i distribuir petits diners en efectiu a altres membres de l'oficina per necessitats com cabina o subministraments urgents. El personal clerical generalment realitza un ordre de subministrament una vegada a la setmana i altres ordres com calgui.
