Prendre minuts en una reunió és una manera eficaç i útil d'anotar els punts d'acció, les decisions i les consultes que es resolen durant una reunió de negocis on la gent pot estar massa involucrada en la discussió per prendre notes. Normalment, hi ha un representant designat, el treball del qual és prendre notes durant la reunió, ordenar-los en un format llegible i emetre'ls als assistents després de la conclusió de la reunió. En les reunions formals, els acords de la reunió anterior han de ser acordats i acceptats en la transcripció dels minuts de la reunió actual reunits amb els assistents.
$config[code] not foundAcceptant minuts
Determineu si un quòrum està present a la reunió actual. Un quòrum es defineix com el nombre mínim de membres necessaris per aprovar una moció i prendre decisions finals segons els estatuts de l'associació o grup. Sense quòrum, no es pot celebrar cap reunió oficial.
Llegiu o tingui la secretària de l'associació, la junta o el grup, llegeixin els minuts en veu alta de la reunió anterior, notant als assistents i totes les accions que van sorgir.
Discuteix les actes de la reunió anterior, realitzant qualsevol correcció abans de l'aprovació. La discussió ha de ser fáctica i amigable, sense obrir debats o conflictes antics.
Demana una moció des del pis. El president o el president de la junta, grup o reunió sol·liciten una moció per acceptar els minuts de la reunió anterior com a llegits o amb canvis discutits com es va assenyalar. La moció pot ser feta per qualsevol membre del consell de votació i haurà de ser secundada per una altra persona. Cal acollir els minuts anteriors abans de la reunió actual.
Demana a tots els assistents que votin per acceptar les actes. Això es fa a través d'un espectacle de mans, per veu o pel president demanant cada assistent individualment. Feu una nota a l'acta de la reunió actual que s'accepta l'anterior.
Prenent minuts
Obteniu una còpia de l'agenda de la reunió, per determinar el que es debatrà. Això explicarà el flux dels minuts a prendre. Segons les Regles d'ordre de Robert, com a tema del programa, els minuts de la reunió anteriors han de ser llegits i acceptats abans de començar la reunió.
Situeu-vos al costat de la persona que presideix la reunió per aclarir-se la progressió de la reunió. Utilitzeu un gravador per capturar els procediments i verificar notes una vegada que finalitzi la reunió.
Escriu el títol de les actes, registrant la data, hora i lloc de la reunió, així com els noms de cada assistent a la reunió.
Tome notes a mesura que la reunió continua, fent una nota de cada tema del programa que s'està debatent. Registre els noms dels qui realitzen les propostes, així com si són aprovats o rebutjats. Anoteu com es va fer aquesta decisió, ja sigui a través d'un mostreig de mans o d'algun altre mètode.
Transcriu les notes de la reunió el més aviat possible després del final de la reunió, mentre que les discussions segueixen sent noves.
Utilitzeu la plantilla de reunions anteriors per escriure els minuts actuals. Si no hi ha minuts anteriors, creeu una plantilla, indicant clarament el títol de la reunió, la data i els assistents.
Es mostren clarament les resolucions fetes, amb tots els detalls de quina és la resolució.
Adjunteu els documents addicionals presentats durant la reunió per incloure-los amb l'acta com a apèndix.
Consell
Escriviu sense prejudicis, indicant només els fets precisos de les converses que es realitzin.
Aclareu qualsevol element ambigu amb l'administrador de la reunió abans de la difusió de les actes.
