Per a molts, trucar a una reunió no és una aparició benvinguda. En molts llocs de treball, els treballadors gasten quantitats de temps abundants en reunions que, sovint, no aconsegueixen res de res. En lloc de permetre que la reunió s'executi per combinar-se amb la resta de reunions sense valor, i potser fins i tot doloroses, que els assistents hagin experimentat prèviament, fixeu-vos separat amb la planificació efectiva i l'execució de la vostra reunió.
$config[code] not foundFixar objectius. Totes les reunions han de tenir un propòsit. Abans de la seva reunió, decideixi el que vol aconseguir en aquesta sessió. En compondre el vostre objectiu, escriviu una declaració concisa i comprensible com ara "Per seleccionar una campanya de publicitat per al quart trimestre".
Prepareu una agenda. Indiqueu tots els temes que voleu discutir a la reunió en l'ordre en el qual voleu parlar. Afegiu més claredat a la vostra agenda posant una quantitat estimada de temps al costat de cada tema per discutir, ajudant-vos a assegurar-vos que no heu inclòs massa articles.
Compartiu el vostre objectiu i agenda abans de la reunió per correu electrònic. En compartir tant el propòsit de la reunió com l'ordre del dia amb aquells que assistiran amb antelació a la seva arribada, els permet preparar mentalment per a la reunió, així com donar-los l'oportunitat de venir preparats amb paperassa o altres materials que estiguin relacionats amb el previst tema.
Establir rols. Seleccioneu un individu per servir com a secretari i demana a aquesta persona que tome notes a mesura que progressi la reunió. Assigneu un altre assistent a la reunió per actuar com a titular del temps. Aquest individu mantindrà un rellotge i ajudarà a assegurar que segueixi l'assignació de temps prevista per a cada tema del programa. Declareu-vos al moderador de la reunió i assumeixi la tasca de traslladar els temes de l'agenda de manera eficaç i oportuna.
Reproveixi el control de la reunió si s'escapoleix. Particularment si un assistent a la vostra reunió té tendència a desviar-se de les reunions, és vital que feu exercici del vostre poder com a líder de la reunió i seguiu la sessió en curs. Per fer-ho d'una manera eficaç, recorda amistosament a l'individu intentant segrestar la reunió del motiu de la reunió i demanar-li que salvi les seves preocupacions laterals per a la discussió en un moment posterior.
Assigna tasques. A mesura que avança la seva discussió i decideixi sobre les coses que necessita fer, assigni aquestes tasques al lloc. També estableixi una data de venciment per a la realització de cada tasca, millorant les possibilitats que la tasca realment es faci. Demaneu a la persona que pren els minuts de la reunió per escriure aquestes assignacions de tasques.
Conclueu la reunió a temps. Si permet que la reunió passi del seu punt final programat, és probable que trobeu que molts dels assistents consulten mentalment fora de seure. Si arribeu al final del temps assignat i teniu elements pendents de discussió, feu-los una taula posterior per respecte dels que van donar el seu temps per assistir a la reunió.
Comparteix minuts després de la reunió. Envieu un correu electrònic als minuts de la reunió amb un agraïment als assistents per la seva cooperació i dedicació amb les 24 hores de finalització de la reunió. Si heu assignat diverses tasques durant la reunió, incloeu un recordatori educat per als assistents a seguir amb els elements assignats.
